Caso real
La primera agencia que implanto la herramienta
iReViajes es una agencia boutique de Barcelona con mas de treinta anos organizando incentivos, congresos y viajes de empresa.
De donde se partia
- Las consultas entraban por muchos sitios
- Correo, telefono, formulario y mensajes sueltos. Cada via aterrizaba en un lugar distinto, asi que el contexto de cada solicitud habia que reconstruirlo a mano.
- El seguimiento dependia de acordarse
- Sin una base comun, saber quien tenia que dar el siguiente paso y cuando exigia preguntar. Las oportunidades se enfriaban sin que nadie lo viera venir.
- La propuesta costaba de presentar
- El trabajo estaba hecho, pero llegaba al cliente final en un formato que no ayudaba a decidir rapido.
Que se hizo
El orden de las fases importa: primero se ordena la entrada, despues se hace visible el seguimiento y solo al final se automatiza. Automatizar sobre una operativa desordenada multiplica el desorden.
- 01
Ordenar la entrada
Un unico punto donde aterrizan las solicitudes con el contexto ya recogido, en lugar de repartidas entre bandejas.
- 02
Hacer visible el siguiente paso
Cada oportunidad lleva estado y responsable, de forma que el seguimiento deja de depender de la memoria del equipo.
- 03
Quitar los pasos repetitivos
Automatizacion ligera solo donde ahorraba tiempo de verdad: avisos, entradas y primeros pasos.
- 04
Mejorar como se presenta
Web y formulario de cualificacion alineados para que la solicitud llegue completa y la propuesta se entienda antes.
Antes y despues
| Antes | Despues | Cambio observado |
|---|---|---|
| Las solicitudes llegaban por correo, telefono, formulario y mensajes. | Entran por un unico punto con los datos que hacen falta. | Deja de reconstruirse el contexto a mano. |
| Saber quien daba el siguiente paso exigia preguntar al equipo. | Cada oportunidad muestra responsable, fase y accion pendiente. | El seguimiento no depende de la memoria. |
| La propuesta llegaba tarde o sin todo el contexto. | El expediente llega completo al momento de preparar la propuesta. | Menos idas y venidas antes de presentar. |
La columna de cambio describe lo observado en la operativa. No incluye porcentajes porque todavia no hay una medicion con periodo y linea base que los respalde.
Que significa esto para otra agencia
La base ya esta probada contra una operativa real, con sus excepciones y su forma de trabajar. Eso reduce el riesgo de la siguiente implantacion: no se parte de una demo, se parte de algo que ya sostiene el dia a dia de una agencia.
Lo que cambia de una agencia a otra es donde esta el cuello de botella. Por eso el punto de partida se decide despues de mirar el caso, no antes.
Respondemos en menos de 24 h laborables.